PERLENGKAPAN DALAM PENGELOLAAN KARTU AKTIVA TETAP

Apa saja sih dokumen transaksi yang diperlukan dalam pengelolaan aktiva tetap?

Dalam mengelola aktiva tetap, terdapat beberapa dokumen transaksi yang dibutuhkan, antara lain:

1. Faktur dari pabrik atau pihak lainnya sebagai bukti transaksi pembelian.
2. Bukti Pengeluaran Kas, sebagai bukti pembayaran biaya pengangkutan, biaya pemasangan dan biaya lainnya sehubungan dengan perolehan aktiva tetap yang bersangkutan. Bukti ini juga digunakan jika ada transaksi pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan sehubungan dengan penggunaan aktiva tetap seperti; biaya reparasi, perawatan, penggantian suku cadang, perbaikkan, penambahan dan lain-lain.
3. Bukti Memorial, sebagai bukti penghentian aktiva tetap dari pemakaian, penyusutan aktiva tetap, dan pengeluaran aktiva tetap yang ditukar dengan aktiva tetap lain.

Terus, transaksi-transaksi itu dicatat dimana?

Setelah dokumen transaksi yang dibutuhkan tersedia, kita memerlukan jurnal untuk mencatat transaksi-transaksi tersebut. Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi yang berkaitan dengan pengelolaan aktiva tetap antara lain:

1. Jurnal Pengeluaran Kas. Catatan ini digunakan untuk mencatat berkurangnya kas karena pengeluaran yang dilakukan sehubungan dengan transaksi pembelian aktiva tetap serta pembayaran biaya-biaya lainnya.
2. Jurnal Umum. Catatan ini digunakan untuk mencatat beban penyusutan, maupun perolehan aktiva tetap selain karena adanya transaksi pembelian secara tunai.

Apa sih fungsi kartu aktiva tetap itu?

Untuk mempermudah pengawasan, pencatatan aktiva tetap dilakukan dalam kartu. Kartu-kartu aktiva tetap terdiri dari:

1.     Kartu Induk Aktiva Tetap.

Digunakan untuk mencatat informasi setiap aktiva tetap secara lengkap dan rinci, antara lain mengenai nomor aktiva tetap, jenis aktiva tetap, tahun pembuatan, tanggal pembelian, prosentase penyusutan, dan tempat dioperasikan. Apabila aktiva tetap berupa kendaraan, informasi yang dicantumkan juga berupa nomor polisi, nomor mesin dan nomor rangka. Berikut ini adalah contoh dari kartu induk aktiva tetap.

KARTU INDUK AKTIVA TETAP

Kelompok aktiva        :

Jenis Aktiva               :

Nomor Aktiva             :

Bagian                       :

Merek Pabrik	Tahun Pembuatan	No.Ref	Tgl Pembelian	Harga Perolehan	Nilai Residu	Persentase Penyusutan	Ket

2.     Kartu Eksploitasi Aktiva Tetap.

Jika selama pemakaian aktiva tetap kita mengeluarkan biaya terkait dengan pemeliharaan, reparasi, penyusutan, dan pajak aktiva tetap, maka biaya tersebut harus dicantumkan dalam kartu ini. Begitu juga ketika kita memperoleh pendapatan dari aktiva tetap yang disewakan, maka pendapatan tersebut juga harus dicantumkan dalam kartu ini. Tujuan pencatatan tersebut adalah agar secara periodik dapat dilakukan analisis sehingga tingkat efisiensi aktiva tetap yang bersangkutan dapat diketahui. Selanjutnya dapat diputuskan apakah aktiva tetap dijual atau terus dioperasikan. Berikut ini contoh kartu eksploitasi.

KARTU EKSPLOITASI

No.Aktiva         :                                     Thn.Pembuatan      :

Jenis Aktiva      :                                     No.Polisi                :

Merek Pabrik    :

Tgl	Ref	Mutasi Beban		Tgl	Ref	Mutasi Pendapatan
		Keterangan	Jumlah			Keterangan	Jumlah

3.     Kartu (Daftar) Inventaris.

Kartu ini digunakan untuk mencatat aktiva yang nilainya relatif kecil, tetapi mempunyai masa penggunaan lebih dari satu tahun. Pengeluaran untuk pembeliannya diperlakukan sebagai pengeluaran beban, misalnya kap lampu yang digunakan di rumah dinas karyawan, obeng, kunci pas, dongkrak, dan peralatan kecil lainnya yang digunakan pada perusahaana jasa angkutan. Berikut ini adalah contoh kartu daftar inventaris.

 

DAFTAR INVENTARIS

No.	Nama Inventaris	Tgl Perolehan	No.ref	Kuantitas	No. Aktiva	Bagian	Jml Harga	Ket

4.     Kartu Penyusutan Aktiva Tetap.

Kartu ini memuat informasi antara lain; harga perolehan, penyusutan tiap tahun, dan harga buku aktiva tetap. Berikut ini adalah contoh kartu penyusutan aktiva tetap.

KARTU  PENYUSUTAN AKTIVA  TETAP

Nama Aktiva Tetap :                            No.Perkiraan             :

Nomor Seri             :                            Harga Perolehan        :

Dibeli dari              :                            Taks.Umur Ekonomis :

Penanggung jawab  :                            Nilai Sisa/residu        :

Tanggal diperoleh   :                            Metode Penyusutan   :

Tanggal		Keterangan	Harga Perolehan ( Rp )	Akumulasi Penyusutan (Rp )	Nilai Buku ( Rp )